Zgodnie z ustawą o rachunkowości, obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczy wszystkich podmiotów, które są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także tych, które samodzielnie zdecydowały się na taki sposób ewidencjonowania. Oznacza to, że do grupy podmiotów zaliczają się zarówno spółki, jednoosobowe firmy, a także organizacje pozarządowe. Przygotowaniem sprawozdania zajmuje się zazwyczaj biuro rachunkowe. Co należy wiedzieć na temat tego procesu?
Najważniejsze informacje o sprawozdaniu finansowym
Opisywany dokument prezentuje informacje dotyczące rocznego wyniku finansowego. Jest on niezbędny do kontaktu z urzędem skarbowym oraz KRS. Ponadto stanowi ważny dokument wewnętrzny, na podstawie którego można podejmować decyzje o dalszych działaniach i inwestycjach. Zarówno sprawozdanie, jak i inne dokumenty, które trzeba do niego dołączyć należy sporządzić i złożyć do KRS wyłącznie drogą elektroniczną. Obecnie nie ma możliwości złożenia dokumentów w formie papierowej. Ponadto konieczne jest ich sporządzenie w odpowiedniej strukturze oraz wybranie właściwego formatu pliku. Wymagane są podpisy elektroniczne lub podpisy profilem zaufanym zarówno od osoby prowadzącej księgi rachunkowe, jak i od kierownika jednostki.
Biuro rachunkowe musi przygotować wszystkie elementy wchodzące w skład rocznego sprawozdania finansowego. Zalicza się do nich bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa (lub inny dokument wynikający z art. 48 ustawy o rachunkowości). Jeśli sprawozdanie jest badane przez biegłego rewidenta dodatkowo trzeba złożyć zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Do rocznego sprawozdania konieczne jest też sprawozdanie z działalności i sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej. Do tego dochodzi uchwała o sposobie pokrycia straty lub podziale zysku, a także uchwała zatwierdzająca roczne sprawozdanie finansowe. Opcjonalnie może pojawić się konieczność dołączenia opinii biegłego rewidenta.
Co jeszcze warto wiedzieć na temat sprawozdań finansowych?
Aby móc złożyć wymienione wyżej dokumenty, konieczne jest założenie konta w portalu eKRS. System został opracowany w taki sposób, aby przeprowadzić użytkownika krok po kroku przez cały proces. Biuro rachunkowe musi wskazać okres za jaki składane jest sprawozdanie oraz określić rodzaj zgłoszenia. Oprócz tego konieczne jest podanie dat sporządzenia dokumentów oraz ich języka. Każdy z wyżej wymienionych musi zostać dodany w osobnym pliku. Ostateczna lista zależy od formy prawnej podmiotu. Kolejnym krokiem jest uzupełnienie oświadczenia, że oryginały wskazanych dokumentów zostały podpisane przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe oraz przez kierownika jednostki. W razie braku wszystkich podpisów należy uzupełnić pola “Kto nie podpisał” i “Powód braku podpisu”.
Ostatnim etapem jest weryfikacja zgłoszenia oraz podpis, a następnie wysyłka do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Roczne sprawozdanie finansowe musi zostać wysłane w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia. Dokumenty należy z kolei zatwierdzić w ciągu 6 miesięcy od ostatniego dnia roku obrotowego. Warto pamiętać o tym, że system dokonuje weryfikacji pod kątem formalnej poprawności i kompletności. Jeśli automatyczna weryfikacja zakończy się pozytywnie, zgłaszający otrzyma informację o rejestracji zgłoszenia, powiadomienie o wzmiance w rejestrze KRS, a także o zamieszczeniu wszystkich dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych.
